Processen om King5 te beveiligen

Instructies | aanpassingen | Algemene instellingen

Beveilig je King5 administraties door inlogcodes in te stellen en Rechten toe te kennen per gebruiker.

Om op de juiste manier een Back-up te maken van je administratie(s), kijk bij de FAQ’s > Backup King5.

blanco

Inloggen beveiligen met een Toegangscode

Als je niet wilt dat iedereen toegang heeft tot je financiële gegevens, kunt je King beveiligen met toegangscodes. De volgende stappen kun je volgen om per gebruiker toegangscodes in te stellen. NB. Deze procedure gaat uit van één systeembeheerder (Systeem) en één of meer ‘gewone’ gebruikers.
  1. Kies bij Algemeen > Nogmaals aanmelden
  2. Voer als gebruikerscode Systeem in en als toegangscode SYS (tenzij je de toegangscode van Systeem gewijzigd hebt), en sluit af met de knop Akkoord.
  3. Ga naar programma Gebruikersgegevens (ook in hoofdmenu Algemeen).
  4. Wijs een gebruikerscode aan (niet Systeem) en klik op de knop Wijzigen.
  5. Klik op het invoerveld Toegangscode.
  6. Voer een toegangscode in. De toegangscode wordt niet-leesbaar op het scherm weergegeven. Als je de toegangscode hebt ingevoerd vraagt het programma je om dat nogmaals te doen (ter controle).
  7. Klik op de tab Rechten en maak zowel bij Systeembeheer als bij Muteren gebruikersgegevens het vakje leeg. Hiermee voorkom je dat de andere gebruikers hun eigen rechten kunnen gaan uitbreiden.
De stappen 4 t/m 7 herhaal je voor alle gebruikers en wijzig de toegangscode van ‘Systeem’ als laatste.
  • De default-toegangscode van Systeem (SYS) is gedocumenteerd en dus gemakkelijk te achterhalen.
  • Vervolgens kun je King afsluiten.
De volgende keer dat je start, kan er pas met het pakket worden gewerkt nadat een gebruikerscode én de bijbehorende toegangscode zijn ingevoerd.

Toegangscode per Administratie of per Dagboek

Als je niet wilt dat iedereen toegang heeft tot je financiële gegevens, kunt je King beveiligen met toegangscodes.

Toegangscode per administratie of per Dagboek
Als aanvulling op de beveiliging met toegangscodes per gebruiker (zie vorige tab), kun je ook een administratie voor één of meer gebruikers uitsluiten.

  1. Kies bij Algemeen > Nogmaals aanmelden.
  2. Log in met gebruikerscode Systeem, met de toegangscode.
  3. Ga naar Algemeen > Gebruikersgegevens.
  4. Kies een gebruikerscode (niet Systeem) en klik op de knop Wijzigen.
  5. Klik op de tab ‘Toegankelijke administraties’ en vink de administratie(s), waartoe deze gebruiker geen toegang moet krijgen, uit.

Toegangscode per Dagboek

Ook kun je een toegangscode koppelen aan een dagboek.
Deze toegangscode moet je dan onder meer invoeren als je boekingen in dat dagboek wilt maken.

De toegangscode per dagboek stel je in bij Stamgegevens > Dagboeken: rubriek ‘Toegangscode’.

Toegang voor Point of Sale

Verkopers in de Point of Sale-module in King, dienen gekoppeld te worden aan een gebruikerscode met een toegangscode. Die toegangscode is altijd nodig om in de loggen.
Dit kun je instellen bij Organisatie > Bedrijfsgegevens > tab Medewerkers

  • Hebben alle verkopers dezelfde rechten en is het wisselen van verkoper toegestaan, dan kan eenvoudig een andere verkoper worden geselecteerd.
  • Hebben de verkopers verschillende rechten, dan kan een andere verkoper worden geselecteerd met de knop Aanmelden.

Rechten per gebruiker instellen

Beschik je over ‘Rechten per gebruiker’, dan kun je King ook beveiligen door:
– per gebruiker de rechten in te stellen.
– per gebruiker per administratie rechten in te stellen .

Let op: Zorg ervoor dat gebruikers niet beschikken over het recht ‘Muteren gebruikersrechten’. Hiermee kan men zijn eigen rechten aanpassen. Zie bij Algemeen > Rechten

  • De rechten worden weergegeven in een zogenaamde boomstructuur.
  • Een recht kan worden toegekend door het vakje te selecteren.
  • Houd er rekening mee, dat meerdere rechten op één bepaalde functie van invloed kunnen zijn.
  • Stel: je wilt bijvoorbeeld voorkomen dat ‘Gebruiker A’ definitieve boekingen invoert.
    Zet dan niet alleen het recht ‘Invoeren definitieve journaalposten’ uit, maar ook het recht ‘Verwerken voorlopige boekingsgangen’.

NB. Met de knop ‘Overnemen’ kun je dezelfde rechtenstructuur naar een andere gebruiker kopiëren.