Processen in King5

Instructies | aanpassingen | Algemene instellingen

Algemene Processen

Kijk hier voor een aantal algemene (eenmalige) instellingen in King5.

blanco

Afdrukformaten instellen

Vanuit King kun je automatisch e-mail berichten verzenden naar je relaties. Zoals bijv. een bestelling in pdf-formaat naar je leverancier, een factuur in pdf-formaat naar je klanten, of de balans of andere financiële overzichten als excel-bestand naar je accountant.

  • Hiervoor dien je een aantal vaste gegevens in King in te stellen en een ‘afdrukformaat in het gewenste formaat’ aan te maken.
  • Dit Afdrukformaat maak je aan in King en koppel je daarna aan de debiteuren, crediteuren of andere relaties in King.
  • Kijk voor meer uitleg bij Digitaal facturen versturen met King (pdf).

Dashboard financiële gegevens

Voor een grafisch overzicht van de Openstaande posten, de Liquiditeit en Liquiditeitsprognose, en van de Omzet, Opbrengsten en kosten per periode van het huidige boekjaar, ga je naar het menupunt: Organisatie > Dashboard.

Het dashboard toont de stand op basis van de huidige datum (systeemdatum van de PC).

Indien je in een ander (vorig of afgesloten) boekjaar bent aangemeld zal de stand per einddatum van het boekjaar getoond worden.

  • De indeling van het dashboard kun je wijzigen door de items te verslepen.
  • Via de instellingen knop rechtsboven  kun je aangeven welke dashboard items getoond worden: 
  • De weergave van de verschillende dashboard items hangt af van de rechten die de gebruiker heeft op de menu onderdelen.
    Bijv.: Indien men geen Recht heeft om de Openstaande posten van debiteuren in te zien, zullen ook die dashboard items niet getoond worden (alleen met de functionaliteit Rechten per gebruiker).

Tip: Je kunt het dashboard automatisch opstarten met King door dit menupunt in de werkbalk Autostart te zetten.

Met meerdere gebruikers in King werken

Als je meer gebruikers in King wilt aanmaken, kan dat als volgt:

  • Start King en voer als gebruikerscode Systeem in en als toegangscode SYS (er hoeft geen administratie en boekjaar geselecteerd te worden, maar het mag wel).
  • Ga naar Algemeen > Gebruikersgegevens.
  • Het zoekvenster volgt met daarin de gebruikers ‘Gebruik’ en Systeem” (standaard gebruikers). Klik op de knop Toevoegen.
  • Je kunt in het volgende venster een nieuwe gebruiker toevoegen. Kijk voor uitleg van de verschillende invoerrubrieken in King onder F1-Help.

NB. Wil je vanuit meerdere werkstations tegelijk in een King-administratie kunnen werken, dan dien je over een licentie met multi-users te beschikken. Neem hiervoor contact op met onze verkoopafdeling, T. 088 – 033 53 20 of mail: verkoop@kingsoftware.nl

Startscherm in King aanpassen

  • Het startscherm van King is vernieuwd en vanaf King5.62a opgebouwd met tegels.
  • Afhankelijk van je King product en gebruikersrechten zie je een startscherm met veelgebruikte menupunten.
  • Je kunt het startscherm naar wens aanpassen: klik op Aanpassen  
  • Met het verslepen van-en-naar dit venster voeg je topics toe of verwijder je ingestelde topics.

Kijk hier voor een video-instructie: Startscherm King instellen

Zoekvenster in King gebruiken

In King kun je met behulp van een zoekvenster gegevens opzoeken en selecteren.

Het zoekvenster geeft een overzicht van een groep gegevens (bijvoorbeeld Dagboeken of Debiteuren of Grootboekrekeningen), waarin je een selectie kunt maken of verder in kunt zoomen.

Voorbeeld zoekvenster van Grootboekrekeningen: 

  • In eerste instantie zijn de gegevens gesorteerd op de eerste kolom.
  • Door op de titel van een andere kolom te klikken, kun je dit wijzigen.
  • Door nogmaals op een kolomtitel te klikken, worden de gegevens in omgekeerde volgorde weergegeven.
  • Via het invoerveld linksonder het venster kun je zoeken binnen de actieve kolom onderin het venster ‘Zoek Rekening: …’.
  • Klik je op een andere kolom, dan kun je in die kolom zoeken. 
    • De invoerrubriek sluit aan op de actieve kolom
    • Dus als je het zoekvenster op ‘Rekening’ is gesorteerd kun je daarin een ‘Rekeningcode’ invoeren.
    • Als het zoekvenster op ‘Naam’ is gesorteerd kun je daarin een grootboekrekening-naam invoeren, enz.

Filters gebruiken om gerichter te zoeken

Bovenin de menubalk kun je via ‘Filters’ op bepaalde gegevens verfijnen of juist gegevens uitsluiten. Hierdoor zoek je gerichter.

Activeer de juiste kolom, zoek eventueel op een of meer karakters in het invoerveld en verfijn (of sluit uit) via een filterinstelling in het menu ‘Filter’.

Kies voor ‘Toevoegen ‘bevat’-filter’, om alleen die regels weer te geven, waar de ingevoerde tekst voorkomt in de actieve kolom. Bij een numeriek veld werkt dit filter als ‘is gelijk aan’.

Voorbeeld:

  • Je klikt in het zoekvenster Grootboekrekeningen op de kolom ‘Naam’.
  • Je voert in het invoerveld de tekst ‘Kosten’ in.
  • Dan kies je voor ‘Toevoegen ‘bevat’-filter (F3)’.
  • Alle rekeningen met de tekst ‘kosten’ in de rekeningnaam worden weergegeven (dus ook rekeningen met de naam Afschrijvingskosten).

– Andere mogelijke filterinstellingen zijn:

  • ‘Toevoegen ‘bevat niet’-filter’: de ingevoerde tekst moet dan NIET voorkomen. Bij een numeriek veld werkt dit filter als het ‘is ongelijk aan’-filter.
  • ‘Toevoegen ‘vanaf’-filter’: idem als ‘bevat’-filter, plus regels met een hogere waarde.
  • ‘Toevoegen ‘t/m’-filter’: idem als ‘bevat’-filter, plus regels met een lagere waarde.
  • ‘Toevoegen ‘is gelijk aan’-filter’: regels waarvan de tekst in de actieve kolom identiek is aan de tekst van de geselecteerde regel.
  • ‘Toevoegen ‘is ongelijk aan’-filter’: regels waarvan de tekst in de actieve kolom afwijkt van de tekst van de geselecteerde regel.

Telefooninstelling in King activeren (TAPI)

Standaard kun je in King rechtstreeks telefoneren met je verschillende relaties.

  • Je dient hiervoor eerst de TAPI-driver te installeren die door je telefonie provider verstrekt kan worden.
  • Voor de herkenning van inkomende oproepen moet de synchronisatieservice verbinding maken via de KING ODBC connectie.
  • Op het systeem waar de King TAPI koppeling wordt geïnstalleerd, is het voor de toegang tot de administratie in King van belang dat Externe Toegang is ingesteld, en er automatisch een ODBC-gegevensbron wordt aangemaakt.

Kijk voor de stappen het document ‘Telefooninstelling King5

Bankieren

Kijk hieronder voor de stappen/handleidingen om:

  • Electronische bankafschriften in King5 te verwerken.
  • Banktransacties te automatiseren.
  • Betalingsopdrachten aan te maken en door te boeken.
  • Incasso’s in King5 aanmaken en verwerken.
  • Een koppeling met een Online Payment Service en een PayPerEmail op te maken.

blanco

Electronische bankafschriften

Je kunt met King de elektronische rekeningafschriften van je bank inlezen en verwerken. 

Kijk in de handleiding ‘Bankieren in King‘ (pdf), voor: 

1. Vastleggen gegevens eigen bankrekening
2. Vaste gegevens bankieren ingeven
3. Inlezen van het rekeningafschrift
4. Rekeningafschrift verwerken in de financiële administratie
5. Openstaande post wordt niet automatisch gekozen.
Vooruitbetaling boeken

Banktransacties automatiseren

Je kunt in King (vanaf release 5.62) de banktransacties, zoals je rekeningafschriften van je Zakelijke bankrekening, van de grote banken automatisch in King inlezen, zonder handmatige handelingen.

  • Het handmatig downloaden en inlezen van afschriften is hierbij verleden tijd.
  • De bankenkoppeling is gratis en in alle versies van King beschikbaar.
  • Per Bank worden 1x per dag (meestal ’s nachts) de banktransacties doorgestuurd.

Kijk hieronder hoe je de Bankkoppeling in King tot stand brengt en de Banktransacties automatisch kan verwerken.

Bankkoppeling instellen
Om met de bankkoppeling te kunnen werken moet King als Server cliënt geïnstalleerd zijn.

Banktransacties verwerken
Je banktransacties kunnen automatisch gematcht en geboekt worden in je administratie(s).
Dit houdt in dat zodra de transacties in King zijn ingelezen, King direct de bijbehorende debiteur-, crediteur- of grootboekrekening erbij zoekt en op de juiste facturen afboekt.

Betalingsopdrachten aanmaken en verwerken

Op basis van de openstaande posten kun je in King betalingsopdrachten aanmaken (elektronisch).

Deze betalingsopdrachten kunnen ook weer doorgeboekt word in de financiële administratie.

Kijk in de handleiding ‘Betalingsopdrachten‘(pdf) om dit in te stellen en om betalingsopdrachten aan te maken en door te boeken.

Incasso's

Met de King-optie ‘Automatische incasso’ en een incassocontract bij je bank kun je in King5 incasso-opdrachten aanmaken en verwerken.

Kijk voor de eenmalige instellingen in King5 onder: ‘Debiteuren > Incasso-opdrachten > Incassovoorstellen en -opdrachten > Help (F1)’.

Bekijk de stappen in de Handleiding Incasso’s (pdf) voor:

  1. Incassovoorstel aanmaken/wijzigen
  2. Incasso opdracht aanmaken
  3. Doorboeken en verwerken incasso’s

Koppeling tussen King en Online Payment Service

Je kunt in King5 een koppeling met een Online Payment Service tot stand brengen, zoals bijv. met Buckaroo, bunq, Tikkie.

Met de volgende stappen in King kun je voortaan met PayperEmail je klanten een extra betalingsmogelijkheid bieden.

Handleiding voor de Koppeling per Email.

CRM in King5

Met het CRM systeem in King heb je altijd inzicht in alle klantgegevens.

  • Door de controle over het eerste klantcontact tot aan facturering en alle overige communicatie heb je een beter zicht op de behoeften van je klanten.
  • Zie voor een video-instructie: Contactregistratie

Volg de onderstaande stappen om een compleet CRM systeem in King te maken.

blanco

1. Vaste gegevens invoeren

Stel eerst een aantal Vaste gegevens in, zodat Default een aantal velden voor elke nieuwe debiteur automatisch ingesteld worden.

  • Doe dit bij ‘Debiteuren > Vaste gegevens debiteuren’.
  • Loop de verschillende tabbladen na en geef de meest voorkomende instelling op.
  • Wanneer je een nieuwe debiteur aanmaakt staan deze ingestelde Vaste gegevens er alvast in.
    NB. Dit kun je ook bij je Crediteuren en je Relaties instellen.

In King heeft elke debiteur (en ook elke crediteur) een eigen grootboekrekening.

  • Dit nummer kun je automatisch laten genereren.
    Zie Debiteuren > Vaste gegevens > tabblad Algemene instellingen.

2. Nieuwe debiteur, of crediteur, aanmaken

Geef de normale NAW-gegevens van de debiteur (of crediteur) in.

Extra info/aanwijzing:

  • Geef in het algemene gedeelte het vestigingsadres van de debiteur in.
    Onder de aparte tabs kun je (afwijkende) Correspondentie- en Verzendadressen opgeven.
  • In dit eerste algemene gedeelte geef je ook het ‘standaard’ e-mail adres in.
    Bij de extra correspondentie-adressen en/of bij de contactpersonen kun je nog meer e-mailadressen ingeven.
  • Tab ‘E-mail’ of ‘Digitaal Archief’:
    Verstuur je e-mail via de ‘Outlook-koppeling in King’, dan wordt de verzonden e-mail opgenomen in het Digitaal Archief en kun je deze terugvinden onder de tabkaart E-mail of Digitaal Archief.
  • Onderdeel Vrije rubrieken:
    Extra invoerrubrieken kunnen worden vastgelegd voor debiteuren (ook voor crediteuren, relaties, contactpersonen en verzendadressen).
    Denk aan bijvoorbeeld een Selectie of Keuze mogelijkheid, extra e-mail of adresvelden, een datum-veld of om een document op te roepen, zoals een contract of handleiding ‘bestand’ etc.
  • Een vrije rubriek bij een debiteur kun je aanvinken dat deze overgenomen dient te worden naar de verkooporder.
    NB. Voor de crediteuren <> inkoopbestellingen kun je de vrije rubriek van een crediteur over laten nemen naar de vrije rubriek van de inkoopbestelling mits op beide plekken de vrije rubrieken identiek zijn.
  • Als je in de ‘Vaste gegevens debiteuren’ een ‘Bestandslocatie documenten’ hebt ingegeven, dan worden per debiteur de verzonden orderdocumenten (pakbonnen, facturen, aanmaningen etc.) bewaard.
    Kijk bij ‘Diversen > Afdrukformaten’ voor meer informatie en aanvullende mogelijkheden.
  • Afdrukken van gegevens: je kunt onder ‘Afdrukken’ kiezen om de stamgegevens van de debiteur te printen.
    NB. Je kunt hier ook adresetiket(ten), een standaardbrief of een lijst van meerdere relaties te printen.

3. Outlook koppelt met je Digitaal Archief

Met de combinatie van de Outlook-koppeling (standaard in elke King-versie) en de opties Digitaal archief en Contactregistratie en Taken, heb je een krachtige CRM-functie in handen.
Hiermee zijn onmiddellijk efficiency-voordelen te behalen.

Het Digitale Archief biedt je de mogelijkheid om met King je digitale documenten te beheren en te koppelen aan de juiste journaalpost, debiteur, crediteur of relatie.

  • Tijdens het boeken kun je een bijbehorende document selecteren. Denk aan bijvoorbeeld een Inkoopfactuur inscannen en koppelen tijdens het boeken van de journaalpost.
  • Vanuit King kun je documenten scannen en opslaan in King.
  • De digitale documenten zijn te benaderen via het digitale archief maar zijn ook op te vragen via de boeking, de grootboekkaart, de debiteur, crediteur, relatie of de openstaande post.
  • De digitale documenten worden opgeslagen op de harde schijf.
  • Van elk document kun je ook een miniatuurafbeelding opslaan in de King-administratie, zodat je het snel kunt terugvinden.
  • Je kunt E-mails verslepen van Outlook naar debiteur, crediteur, relatie in King. Deze zijn dan meteen gekoppeld.

Kijk hier voor de Tip om gegevens uit archiefstukken in journaalposten op te nemen (YouTube).

4. E-mail in King5: Outlook activeren

De KingOutlook koppeling is een standaard functionaliteit waarmee je e-mails vanuit Outlook kunt koppelen met het digitaal archief van King.

Bij het eerste gebruik van de KingOutlook koppeling hoeft deze niet apart geïnstalleerd te worden, maar volstaat een eenmalige activatie.

  1. Sluit Microsoft Outlook en kies voor een van de volgende manieren:
    Je gaat in King naar menu-punt Help -> KingOutlook activatie.
    OF: ga via het Windows Startmenu naar Alle programma’s/Alle apps -> King 5.6x -> KingOutlook Activatie.
  2. Start Microsoft Outlook na het activeren van de KingOutlook-koppeling eenmalig opnieuw.
  3. Er wordt dan gevraagd of je zeker weet dat je deze aanpassing wilt installeren.
    Met de knop ‘Installeren‘ kun je dat bevestigen.

5. Verstuurde mails bewaren in Digitaal Archief

  • Maak een archiefsoort aan voor ‘te versturen e-mails’ onder: ‘Organisatie > Digitaal-archiefsoorten’.
    Geef een naam, bijv. ‘EmailUit’
  • Ga naar ‘Organisatie > Vaste gegevens digitaal archief’.
    Kies onder de rubriek ‘E-mail uitgaand – Archiefsoort’, de archiefsoort die bedoeld is voor je uitgaande e-mail.
  • Kies eenmalig bij een willekeurige debiteur (of crediteur of relatie) onder het ‘Weergeven’-menu voor: ‘E-mail versturen’.
  • Kies hier voor ‘Via Outlook-koppeling’.

De vanuit King verzonden e-mails worden voortaan automatisch opgenomen in het Digitaal Archief (met de optie Digitaal Archief)
Zonder de optie Digitaal Archief worden ze bewaard onder de tabkaart ‘E-mails’ van de betreffende debiteur, crediteur, relatie of contactpersoon.

Let op: De release van de Outlook-koppeling moet overeenkomen met de release van King5, anders werkt de koppeling niet.
Bij het verzenden van e-mail vanuit King via de Outlook-koppeling volgt een melding als niet de juiste Outlook-koppeling is geïnstalleerd.

6. Documenten opnemen in het Digitaal Archief

Je kunt een document direct vanuit Outlook naar King verslepen, of inscannen (denk aan bijv. inkoopfacturen)

  • Koppel het document aan een archiefsoort.
  • Met archiefsoorten verdeel je de digitale documenten in categorieën.

De bestandsnaam en bestandslocatie kunnen (eventueel automatisch) worden toegekend.

De nummering kan ook automatisch verlopen, zodat je voor een sluitende nummering kunt zorgen.

  • Maar het is ook mogelijk om het nummer over te nemen van een postregistratiesysteem.
  • Je kunt bovendien een intern en extern documentnummer vastleggen.

Op basis van een gescand document kan een gespreksregistratie of taak worden aangemaakt voor je collega om bijvoorbeeld contact op te nemen met de betreffende debiteur of crediteur (vanaf King Financieel Plus).

Bij het opvragen van het gescande document controleert King of het document nog gewijzigd is nadat de scan is gemaakt.

Voorbeelden:

  • Een inkoopfactuur in het Digitale Archief:
  • De inkoopfactuur de crediteur onder de tab ‘Digitaal Archief’:

 

Inkoopprocessen

Via onderstaande stappen voer je een inkoopbestelling in, ontvang je de bestelling en wordt de inkoopfactuur verwerkt. Kijk hier voor de pdf-handleiding.

  • Ook kun je een digitale inkoopfactuur in het digitale archief van King opslaan en meteen koppelen aan de boeking van de factuur. Kijk onder stap 3, bij de ‘Tussenstap’.
  • Wil je weten hoe je digitale documenten vanuit King kunt versturen, kijk dan hier voor de instellingen en handelingen om facturen en aanmaningen digitaal te versturen (pdf).

blanco

1. Plaats een Inkoopbestelling

  • Ga naar Voorraad > Bestellingen > Invoeren bestellingen
  • Selecteer een Crediteur, en geef de artikelen en tarieven etc. onder de tab Bestelregel in
  • Als je de complete bestelling hebt ingegeven, kies dan voor ‘Verwerken’.Je kunt de bestelbrieven nog afdrukken of digitaal versturen.
  • De bestelde aantallen worden bijgewerkt, en de bestelling krijgt de status ‘verwerkt’.

Tip: video om de ontvangstdatum per artikel sneller in te geven (YouTube).

2. Magazijnontvangst

Boek de ontvangst van de goederen:

  • Ga naar Voorraad > Magazijnontvangsten > Invoeren magazijnontvangsten.
  • Selecteer de crediteur, geef het pakbonnummer in.
  • Vink aan: ‘Inkoopfactuur aanmaken’ om de factuur tegelijk met de magazijnontvangst te boeken. Eenmaal aangevinkt blijft dit in het vervolg aangevinkt bij deze crediteur.
  • Ga naar het tabblad ‘Ontvangstregel’ en klik op ‘Info bestelling’
  • Selecteer de juiste bestelling.

Controleer per bestelregel de aantallen die zijn geleverd onder de kolom ‘Aantal nu ontvangen in inkoopeenheden’ (of ‘in voorraadeenheden’, indien dit afwijkt).

  • Met de knop ‘Overnemen’ worden de ingegeven aantallen overgenomen naar de magazijnontvangst.
    NB. Je kunt nog een andere inkoopbestelling selecteren (indien aanwezig) en de ontvangst ingeven.
  • Kies voor Sluiten en je komt terug in het vorige scherm ‘Invoeren magazijnontvangst’.
  • Hier kies je 2x voor ‘Verwerken’ en de magazijnontvangst wordt in King geboekt.
  • De boekingsgang van deze ontvangst kun je Inzien, en ziet er als volgt uit:

    NB. De Tussenrekening wordt bij de volgende stap ‘Verwerken inkoopfactuur’ tegengeboekt.

    3. Inkoopfactuur verwerken

    Standaard worden de inkoopfacturen in het Dagboek t.b.v. Inkopen geboekt.
    Zie voor deze instelling bij de ‘Voorraad > Magazijnontvangsten > Vaste gegevens magazijnontvangsten’.

    1. Ga naar Voorraad > Inkoopfacturen > Invoeren inkoopfacturen.
      Selecteer de crediteur en geef het factuurnummer in.
    2. Ga naar de tab ‘Factuurregel’.
      Klik op ‘Info Ontvangsten‘
    3. Een venster met de ontvangsten van deze leverancier opent en je kunt de juiste Magazijnontvangst overnemen naar de inkoopfactuur. Een ingegeven pakbonnummer bij de magazijnontvangst kan handig zijn ter herkenning.

    Tussenstap (niet verplicht):
    Een digitale of gescande factuur koppelen aan de ontvangst

    • Kies voor het tabblad ‘Digitaal archief’ en druk op ‘Koppelen’.

    Het Digitaal Archief opent en je kunt of een reeds eerder gescande digitale factuur ‘Selecteren’, of je voegt een nieuwe factuur toe.

    • Wanneer je een nieuwe factuur gaat ‘Toevoegen’ geef je in het volgende venster eerst een Archiefsoort (van het soort ‘Inkoopfactuur’) en de Crediteur in.
    • Klik daarna of op ‘Scannen’ om een papieren factuur te scannen.
      Of klik op ‘Koppelen’ om een eerder gescande of digitale factuur vanuit je computer te openen.
    • Met ‘Sluiten’ bewaar je dit archiefstuk en koppel je het aan de ontvangst.

    Je komt terug in het venster ‘Invoeren inkoopfactuur’, en ziet hier nu het betreffende archiefstuk staan onder de tab Digitaal Archief.

     

    1. Kies onderin het venster ‘Invoeren inkoopfactuur’ voor ‘Verwerken’.
      Geef eventueel nog de afwijkende Boekdatum in, en klik nogmaals op ‘Verwerken’.
      1. De boekingsgang met journaalposten wordt aangemaakt.
        Via ‘Boekingsgang inzien’ zie je o.a. dat ‘2930-Tussenrekening inkopen’ Debet is geboekt en dus weer in Balans is.

        Beveiligen

        Beveilig je King5 adminiistraties door Inlogcodes in te stellen en Rechten per gebruiker op te geven.

        Om op de juiste manier een Back-up te maken van je administratie(s), kijk bij de FAQ’s > Backup King5.

        blanco

        Inloggen beveiligen met een Toegangscode

        Als je niet wilt dat iedereen toegang heeft tot je financiële gegevens, kunt je King beveiligen met toegangscodes.

        De volgende stappen kun je volgen om per gebruiker toegangscodes in te stellen.

        NB. Deze procedure gaat uit van één systeembeheerder (Systeem) en één of meer ‘gewone’ gebruikers.

        1. Kies bij Algemeen > Nogmaals aanmelden
        2. Voer als gebruikerscode Systeem in en als toegangscode SYS (tenzij je de toegangscode van Systeem gewijzigd hebt), en sluit af met de knop Akkoord.
        3. Ga naar programma Gebruikersgegevens (ook in hoofdmenu Algemeen).
        4. Wijs een gebruikerscode aan (niet Systeem) en klik op de knop Wijzigen.
        5. Klik op het invoerveld Toegangscode.
        6. Voer een toegangscode in. De toegangscode wordt niet-leesbaar op het scherm weergegeven.
          Als je de toegangscode hebt ingevoerd vraagt het programma je om dat nogmaals te doen (ter controle).
        7. Klik op de tab Rechten en maak zowel bij Systeembeheer als bij Muteren gebruikersgegevens het vakje leeg.
          Hiermee voorkom je dat de andere gebruikers hun eigen rechten kunnen gaan uitbreiden.

        De stappen 4 t/m 7 herhaal je voor alle gebruikers en wijzig de toegangscode van ‘Systeem’ als laatste.

        • De default-toegangscode van Systeem (SYS) is gedocumenteerd en dus gemakkelijk te achterhalen.
        • Vervolgens kun je King afsluiten.

        De volgende keer dat je start, kan er pas met het pakket worden gewerkt nadat een gebruikerscode én de bijbehorende toegangscode zijn ingevoerd.

        Toegangscode per Administratie of per Dagboek

        Als je niet wilt dat iedereen toegang heeft tot je financiële gegevens, kunt je King beveiligen met toegangscodes.

        Toegangscode per administratie of per Dagboek
        Als aanvulling op de beveiliging met toegangscodes per gebruiker (zie vorige tab), kun je ook een administratie voor één of meer gebruikers uitsluiten.

        1. Kies bij Algemeen > Nogmaals aanmelden.
        2. Log in met gebruikerscode Systeem, met de toegangscode.
        3. Ga naar Algemeen > Gebruikersgegevens.
        4. Kies een gebruikerscode (niet Systeem) en klik op de knop Wijzigen.
        5. Klik op de tab ‘Toegankelijke administraties’ en vink de administratie(s), waartoe deze gebruiker geen toegang moet krijgen, uit.

        Toegangscode per Dagboek

        Ook kun je een toegangscode koppelen aan een dagboek.
        Deze toegangscode moet je dan onder meer invoeren als je boekingen in dat dagboek wilt maken.

        De toegangscode per dagboek stel je in bij Stamgegevens > Dagboeken: rubriek ‘Toegangscode’.

        Toegang voor Point of Sale

        Verkopers in de Point of Sale-module in King, dienen gekoppeld te worden aan een gebruikerscode met een toegangscode. Die toegangscode is altijd nodig om in de loggen.
        Dit kun je instellen bij Organisatie > Bedrijfsgegevens > tab Medewerkers

        • Hebben alle verkopers dezelfde rechten en is het wisselen van verkoper toegestaan, dan kan eenvoudig een andere verkoper worden geselecteerd.
        • Hebben de verkopers verschillende rechten, dan kan een andere verkoper worden geselecteerd met de knop Aanmelden.

        Rechten per gebruiker instellen

        Beschik je over ‘Rechten per gebruiker’, dan kun je King ook beveiligen door:
        – per gebruiker de rechten in te stellen.
        – per gebruiker per administratie rechten in te stellen .

        Let op: Zorg ervoor dat gebruikers niet beschikken over het recht ‘Muteren gebruikersrechten’. Hiermee kan men zijn eigen rechten aanpassen. Zie bij Algemeen > Rechten

        • De rechten worden weergegeven in een zogenaamde boomstructuur.
        • Een recht kan worden toegekend door het vakje te selecteren.
        • Houd er rekening mee, dat meerdere rechten op één bepaalde functie van invloed kunnen zijn.
        • Stel: je wilt bijvoorbeeld voorkomen dat ‘Gebruiker A’ definitieve boekingen invoert.
          Zet dan niet alleen het recht ‘Invoeren definitieve journaalposten’ uit, maar ook het recht ‘Verwerken voorlopige boekingsgangen’.

        NB. Met de knop ‘Overnemen’ kun je dezelfde rechtenstructuur naar een andere gebruiker kopiëren.